Pengelolaan Data Manual vs Database

Pengelolaan Data Manual vs Database
Secara umum pengelolaan data secara manual hanya cocok untuk mengelola data
dalam jumlah kecil dan informasi yang diharapkan terhadap data tersebut bersifat
monoton dan tidak banyak berulang. Kelemahan yang terdapat dalam pengelolaan data
secara manual adalah :
a. Duplikasi data
Duplikasi data terjadi karena masing-masing bagian mengelola data secara
sendiri-sendiri. Sehingga data yang sama tersimpan pada berbagai tempat.
Misalnya : Bagian kemahasiswaan telah menyimpan dan mengelola data
mahasiswa untuk kepentingannya, tapi di bagian jurusan juga menyimpan dan
mengelola data mahasiswa sesuai dengan kepentingannya juga.
b. Terbatasnya berbagi data
Hal inilah yang menyebabkan terjadi duplikasi data, karena antara satu bagian
dengan bagian lainnya tidak saling berhubungan atau berdiri sendiri.
c. Ketidakonsistennya data
Ketidakkonsistennya data terjadi karena terjadipenyimpanan dan pengelolaan
data yang sama di berbagai tempat. Misalnya : Si Dodi adalah mahasiswa
jurusan manajemen, pada semester 3 Dodipindah ke jurusan akuntansi. Bagian
kemahasiswaan telah mencatat dan menyimpan data Dodi sebagai mahasiswa
jurusan akuntansi. Tapi di bagian jurusan manajemen, karena tidak adanya
informasi, maka si Dodi tetap tercatat sebagai mahasiswa jurusan manajemen.
Tentu hal seperti ini akan berakibat fatal, bukan !
d. Kurangnya integritas data
Karena adanya ketidakkonsistenan data mengakibatkan kurangnya Integritas
terhadap data. Integritas menyangkut dalam hal kevalidan data.
e. Kesulitan dalam mendapatkan informasi
Misalnya pada suatu saat, kepala akademik menginginkan data mahasiswa
dengan IPK diatas 3.00. Maka tentu hal ini akan menghabiskan waktu yang
lama untuk memprosesnya, apalagi kalau jumlah data yang diolah sudah
mencapai lebih dari ribuan record.
f. Ketidakluwesan
Kurangnya respon dalam hal menghadapi perubahan dan pengembangan atas
informasi yang diinginkan. Misalnya, kalau terjadiperubahan terhadap data
yang diinginkan, maka haruslah diulang dari awal lagi. Begitu juga halnya
dengan tingkat kompatibilitas dengan perkembangan perangkat lunak di masa
depan.
Semua kelemahan-kelemahan dalam pengelolaan data secara manual diatas dapat
diatasi dengan pengelolaan data dalam suatu sistem database. Berikut keuntungan
menggunakan database dalam mengelola suatu sistem informasi ;
a. Duplikasi data dapat diminimalkan.
Duplikasi data dapat diminimalkan, dan biasanya data yang duplikat tersebut
merupakan field kunci. Hal ini memang tidak bisa di hindari, karena field kunci
ini digunakan nantinya sebagai key untuk hubungan antar tabel dan
menyangkut integritas serta independensi data.
b. Integritas data tinggi
Tingkat kevalidan data tinggi, karena data yang sama saling berelasi, sehingga
apabila ada perubahan pada suatu data, maka data yang sama difile yang lain
otomatis juga berubah.
c. Independensi data
Tingkat ketergantungan data sangat tinggi, dimana anda tidak bisa melakukan
perubahan terhadap suatu data, jika data tersebut sedang dipakai oleh file lain.
Misalnya ; Anda tidak dapat menghapus data matakuliah tertentu pada file
matakuliah, kalau matakuliah tersebut sedang diambil oleh mahasiswa pada file
KRS misalnya.
d. Konsistensi data tinggi
Ini berhubungan dengan independensi data, sehingga tingkat konsistensi data
jadi tinggi.
e. Dapat berbagi (sharing) data
Ini merupakan salah satu keunggulan dari pengelolaan data dengan sistem
database, dimana anda dapat saling berbagi dalam penggunaan file, baik
bersifat jaringan maupun client server.
f. Tingkat keamanan tinggi
Adanya pemberian password dan hak akses pada suatu file mengakibatkan
hanya orang yang berhak saja yang bisa mengakses file tersebut. Sehingga
lebih aman.
g. Mudahnya mendapatkan data
Proses mendapatkan data dan informasi pada database dapat dilakukan
dengan mudah, terutama menggunakan Structure Query Language (SQL),
yang merupakan bahasa standar dalam DBMS.